Bogføringsloven

Bogføringsloven – Alt hvad du skal vide

Som du sikkert ved, har vi fået en ny bogføringslov i Danmark. Det betyder, at der er visse nye krav og ændringer, du skal være opmærksom på, når der skal bogføres, laves regnskaber og arkiveres i din virksomhed.

Regnskabshelten – Vi er inde i alle regler, så læs med her og bliv klogere på, hvad ændringerne i bogføringsloven betyder for dig.

Hvad er bogføringsloven?

Helt kort fortalt regulerer bogføringsloven de generelle regler for bogføring af posteringer i et regnskab, som skal overholdes, for at et regnskab er gyldigt i lovens forstand. I Danmark skal alle erhvervsdrivende virksomheder, små som store, bogføre og overholde den danske bogføringslov.

Ved hjælp af bogføringen holdes der løbende styr på din virksomheds økonomiske transaktioner, og i bogføringsloven finder du derfor de generelle bogføringsregler og krav samt en beskrivelse af, hvordan du skal opbevare bilag og anden dokumentation af relevans til regnskabet for din virksomhed.

Hvad er det nye i loven?

Det centrale i den nye bogføringslov, som blev vedtaget i 2022, er, at arbejdsgange og bogføring skal digitaliseres fuldt ud i danske virksomheder indenfor en kortere årrække – og at der skal laves beskrivelser af, hvordan regnskabet laves.

Det betyder, at:

Virksomheder skal udarbejde en nøjagtig beskrivelse af de anvendte bogføringsprocedurer.
Virksomheder skal opbevare registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem.
Eller som minimum skal virksomheder opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi af bilag og dokumenter på en server hos en udbyder eller hos en anden tredjepart.
Virksomheder skal bogføre digitalt på sigt.

Hvornår træder loven i kraft?

Kravet om beskrivelse af de anvendte bogføringsprocedurer samt registrering og opbevaring af bilag, kvitteringer og andet regnskabsmateriale i digitaliseret form gælder allerede nu. Du kan se på det som en overgangsregel hen mod overgangen til fuld digitalisering af bogføringssystemer i danske virksomheder.

Mindre og små virksomheder har lidt længere tid til omstillingen til digital bogføring end større firmaer og selskaber. Som det er nu, er fristerne for, hvornår du skal have digitaliseret din bogføring:

1. januar 2024 for virksomheder i regnskabsklasse B, C og D.
1. januar 2026 for virksomheder i regnskabsklasse A – forudsat, at din virksomhed har eller forventes at have en årlig nettoomsætning på over 300.000 kr. i to på hinanden følgende regnskabsår.

Er du ikke allerede gået over til digital bogføring i din virksomhed, er det altså med at komme i gang. Hos Regnskabshelten kan vi hjælpe dig med alle dele af processen, så du er klar og fortrolig med det nye system, inden fristernes udløb.

Kontakt os allerede i dag, hvis du ønsker yderligere information om vores bogførings- og digitaliseringspakker. Læs også gerne med her, hvor vi uddyber reglerne i bogføringsloven yderligere for dig.

Bogføringsloven – digitalisering

Hvad er digital bogføring? Digital bogføring er bogføring, der udføres ved hjælp af et digitalt bogføringssystem.

Det betyder et farvel til mapper, ringbind og bilagslapper på skrivebordet og masser af spildtid – og goddag til moderne og tidssvarende løsninger, hvor bogføringen laves digitalt på computer eller mobil, hvor dine fakturaer, kvitteringer og andre bilag opbevares elektronisk i selve regnskabssystemet.

Mange mindre erhvervsdrivende har udtrykt nervøsitet i forbindelse med lovændringen, men vi vil gerne afmystificere tingene for dig: De moderne bogføringssystemer, vi anbefaler og selv bruger i vores arbejde for kunderne, lever allerede op til langt de fleste krav i den nye bogføringslov. Det betyder, at overgangen ikke behøver at være problematisk – tværtimod vil du opleve, at tingene bliver nemmere.

Forskellige digitale bogføringssystemer

Der er flere gode digitale bogføringssystemer, du kan vælge at benytte, når du skal gå over til digital bogføring. Det kan f.eks. være billy, dinero og e-conomics.

Fælles for programmerne er, at du får fuldt digitaliserede løsninger, som lever op til de nye krav i bogføringsloven. Med vores mange års erfaring med brugen af regnskabsprogrammerne, kan vi rådgive og vejlede dig. Det sikrer, at du får mest muligt ud af programmerne og deres mange features, som f.eks. integreret scanning i din mobil-app for lynhurtig registrering og arkivering i skyen.

Skal det være supernemt, kan du vælge en af vores bogførings- eller digitaliseringspakker.

Det er ikke et krav, at du bruger et såkaldt registreret bogføringssystem. Det står dig frit for at bruge andre løsninger, men i så fald er det dit ansvar at bevise, at du og dit regnskabssystem overholder lovkravene – og du skal kunne bevise det ved en revision.

Krav til bogføring med de nye regler

Der er en række krav, der skal opfyldes i bogføringsloven, når den er endeligt implementeret. Vi har forsøgt at forenkle det lidt, og nedenfor kan du se, hvad de nye regler helt konkret betyder for dig og dit bogholderi.

Al bogføring af virksomhedens transaktioner skal laves digitalt i et digitaliseret bogføringssystem.
Alt regnskabsmateriale skal gemmes digitalt i skyen hos en udbyder (som f.eks. et af de nævnte regnskabsprogrammer) eller tredjepart i mindst fem år.
Alt materiale skal opbevares i en digital sikkerhedskopi i mindst fem år.
Dine registreringer skal være daterede og henvise til et konkret bilag – og sikkerhedskopiering skal ske regelmæssigt.
Ændringer i registreringer eller bilag skal fremgå direkte af systemet.
Bogføringsdata skal kunne gendannes i en læsbar version.

Derudover er det vigtigt at vide, at Erhvervsstyrelsen til enhver tid har mulighed for at foretage en såkaldt risikobaseret kontrol af bogføringen i din virksomhed. Det kan f.eks. ske, hvis du ikke har sendt første årsrapport ind, eller du har valgt at vælge revision fra.

Det er også vigtigt at huske, at lovens henvisning til regnskabsmateriale skal forstås helt bredt. Regnskabsmateriale kommer også til at omfatte dokumentation for oplysninger, du lægger til grund for regnskabet. Et eksempel kunne være dokumentation for de faktuelle oplysninger, du har sat ind som en del af ledelsesberetningen i årsrapporten for din virksomhed.

Et godt råd er derfor, at du sørger for at scanne og gemme alt digitalt – hellere for meget, end for lidt.

Husk procedurebeskrivelsen

I et digitalt bogføringsprogram vil mange af opgaverne som nævnt ske helt automatisk. Du skal dog være opmærksom på, at du selv skal have styr på og have lavet beskrivelsen af bogføringsproceduren allerede nu for at overholde reglerne.

Beskrivelsen skal være fyldestgørende og ligeledes indeholde en beskrivelse af proceduren for transaktioner og for opbevaring af regnskabsmateriale. Du skal ikke sende beskrivelsen ind til Erhvervsstyrelsen, men opbevare dem sammen med dit regnskab, så myndighederne kan se beskrivelsen, hvis der er noget, de er i tvivl om.

Beskrivelse af bogføringsprocedure

I den lovpligtige beskrivelse af den bogføringsprocedure, der er i din virksomhed, skal der fremgå:

Navn og CVR-nummer|
Den ansvarlige person/de ansvarlige personer
Det benyttede bogføringssystem
Ekstern varetagelse af bogføringsopgaver – hvis anvendt
Kontoplan
Procedure for transaktioner
Procedure for opbevaring af regnskabsmateriale

Under de to sidstnævnte kategorier, skal du altså redegøre for, hvordan de forskellige transaktioner registreres og tjekkes, så du er sikker på, at det gøres korrekt. Bruger du et eksternt firma til bogføringsopgaver eller revision, kan du f.eks. henvise til deres proces.

Det skal også fremgå hvilken person eller hvilke personer, der er ansvarlige for, at transaktionerne foregår i overensstemmelse med gældende regler. På samme måde skal der beskrives en procedure for, hvordan det sikres, at regnskabsmateriale opbevares digitalt og på en forsvarlig måde.

Du kan finde Erhvervsstyrelsens skabelon til procedurebeskrivelse her.

Fakturakrav i bogføringsloven

I forbindelse med kravet om brug af digital bogføring skal du selvfølgelig også sørge for at lave dine fakturaer i digital form, det vil sige i et regnskabssystem.

Den digitale faktura skal overholde samme formkrav som en almindelig faktura lavet på papir. En e-faktura sendes og modtages digitalt. Afsendelse og modtagelse sker via et EAN-nummer, et P-nummer eller din virksomheds CVR-nummer – og nummeret virker som en unik elektronisk postkasse, da ikke to virksomheder kan have det samme nummer

Krav til opbevaring i bogføringsloven

Ifølge bogføringsloven har du som nævnt pligt til at gemme alt regnskabsmateriale og dermed også hver eneste faktura og hvert eneste bilag i op til fem år.

Det er der ikke noget nyt i. Det nye er, at regnskab og tilhørende dokumenter og bilag fremover skal opbevares i digital form, så myndighederne har mulighed for nemt at tilgå dem på forlangende.

Tidligere kunne du f.eks. uden problemer opbevare bilag fysisk i et ringbind på kontoret, men med kravet om digital opbevaring af regnskabsmateriale skal alt fremover gemmes digitalt. Du skal også løbende huske at lave sikkerhedskopier af regnskabsmaterialet.

Derudover er det et krav, at dine regnskabsdata skal kunne gendannes digitalt i en såkaldt maskinlæsbar version i tilfælde af, at dit regnskab skulle være gået tabt af den ene eller den anden årsag.

Du skal kort sagt sikre dig, at alle regnskabsmæssige dokumenter gemmes og arkiveres forsvarligt hos en udbyder (som f.eks. billy eller dinero) eller hos tredjepart. Benytter du en udbyder, sker arkivering og opbevaring i skyen som oftest helt automatisk.

Dokumenter, der skal opbevares digitalt er:

Registreringer, herunder også virksomhedens transaktionsspor (se forklaring nedenfor)
Beskrivelse af selve bogføringen samt evt. aftaler om elektronisk udveksling af data
En beskrivelse af systemer til at opbevare og fremfinde gemt regnskabsmateriale
Bilag og anden nødvendig, økonomisk dokumentation
Andre oplysninger, der kan være af betydning for kontrolsporet
Regnskaber, som skal udarbejdes i henhold til den gældende lovgivning
Revisionsprotokoller, hvis sådanne findes

Med virksomhedens transaktionsspor menes ifølge lovteksten: ”Den sammenhæng, der er mellem de enkelte registreringer og den bogføringspligtiges årsregnskab, skatte- eller afgiftsopgørelse, tilskudsregnskab eller tilsvarende regnskabsopstilling, der skal udarbejdes i henhold til lovgivning.”

Det vil sige de processer, der er ved hver enkel transaktion, som f.eks. ved salg af en vare og den efterfølgende registrering af salget i dit bogføringssystem – og med kontrolporet menes, dokumentation for registreringens rigtighed.

Husk sikkerhedskopiering

Det er et krav i bogføringsloven, at der tages sikkerhedskopier af regnskabsmaterialet løbende, og at disse kopier opbevares digitalt. Der er ikke opsat et formelt krav om, hvor ofte der skal laves sikkerhedskopier af systemet, men vi anbefaler, at det gøres ofte. Gerne hver dag, hvis du har mange transaktioner i din virksomhed hver eneste dag f.eks. med en webshop.

Overtrædelse af bogføringsloven

Hvis Erhvervsstyrelsen finder, at bogføringsloven ikke er overholdt, eller hvis en revisor har lavet en påtegning om, at bogføringsloven ikke er fulgt, da vil Erhvervsstyrelsen sætte en kontrolsag i gang.

En sådan overtrædelse kan være, at der ikke er lavet den krævede beskrivelse af bogføringsproceduren, at fakturakravet i bogføringsloven ikke er overholdt, at de regnskabsmæssige dokumenter ikke er opbevaret korrekt (i digital form) – eller at virksomheden ikke er gået over til digital bogføring.

For virksomheder med regnskabspligt vil der blive indført en særlig oplysningspligt, når loven er fuldt implementeret for de forskellige regnskabsklasser. Ved indberetning af årsrapporten skal det her klart anføres, hvilket digitalt bogføringssystem, der anvendes i virksomheden.

Kæmpe bøder for overtrædelse

Selv om bogføringsloven og kravene, der følger med den, indføres gradvist og over en årrække, vanker der store bøder, hvis ikke reglerne overholdes. Derfor er det vigtigt at søge ekspertbistand i tide, så du er sikker på, at dine systemer og din virksomhed er gearet til fremtiden og den nye lovgivning.

Erhvervsstyrelsen har allerede nu lagt taksterne for overtrædelser ud, og bødestraffen kan nå helt op på 1,5 millioner kroner.

Ved udmålingen af bøder tages der hensyn til virksomhedens samlede omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, samt om der er tale om gentagne overtrædelser. Men selv for mindre forseelser kan du risikere at få en bøde.

Satser for bøder for overtrædelse af bogføringsloven

Den laveste bødesats for mindre overtrædelser ligger ifølge Erhvervsstyrelsens hjemmeside på mellem 10.000 og 25.000 kr. for virksomheder med en nettoomsætning under 10 millioner kroner. Og jo større din virksomhed er, jo større bliver bøden – selv ved mindre overtrædelser.

Ender din virksomhed med en såkaldt skærpet bøde kan overtrædelsen komme til at koste din virksomhed alt mellem 100.000 kr. og 1,5 mio. kr.

En dansk virksomhed kan f.eks. straffes for:

Ikke at have lavet fyldestgørende procedurebeskrivelser
Ikke at registrere virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem
Ikke at opbevare registreringer og bilag digitalt og på en forsvarlig måde

Vil du være på forkant med loven og gearet til fremtiden?

Lad Regnskabshelten hjælpe dig med digitalisering og automatisering af arbejdsgange og bogholderi – eller lad os overtage bogføringen i din virksomhed.

Book et uforpligtende møde

Tjek vores tilbud på bogførings- og digitaliseringspakker, eller bestil din gratis e-bog om digitalisering.