Følgende er de otte trin i regnskabscyklussen:
Trin 1: Lav en liste over alle de transaktioner, du har foretaget.
Identificering af transaktioner er det første trin i regnskabscyklussen. I løbet af regnskabscyklussen kan virksomheder foretage flere transaktioner. Hver enkelt skal således sikre succes i virksomhedens regnskaber.
Alle former for transaktioner kræver brug af bogføring. For at spore salgstransaktioner vil mange virksomheder anvende niveauudstyr forbundet med deres regnskabssoftware. Bortset fra salg er der en række udgifter at overveje.
Trin 2: Før en journal over dine transaktioner.
Udarbejdelsen af journalposter for hver transaktion er det andet trin i cyklussen. Mens POS-teknologi kan hjælpe med at kombinere trin et og to, skal virksomheder også holde styr på deres udgifter. Når transaktionerne er korrekt opført, vil valget mellem kumulativt og periodiseret grundlag blive foretaget. Overvej det faktum, at periodisering kræver, at indtægter og udgifter balanceres, og at begge dele derfor skal registreres på købstidspunktet.
Når en betaling er betalt eller leveret, kræver resultatopgørelsen, at der behandles data. Med hensyn til forvaltningen af en veludviklet balance, resultatopgørelse og pengestrømsopgørelse kræver dobbelt bogføring, at der registreres to posteringer for hver transaktion.
Hver transaktion i dobbelt bogføring har en debet- og en kreditpost, der er lige store. Enkeltbogføring svarer til at holde styr på et checkhæfte. Det genererer en balanceret opgørelse uden at kræve gentagne indsendelser.
Trin 3: Bogføring
Når en transaktion er blevet dokumenteret som en journalpost, skal den bogføres på en hovedbogkonto. Alle regnskabshandlinger er opdelt efter hovedbogkonto. Dette hjælper en bogholder med at holde styr på kontoens finansielle situationer og klassifikationer. Kontantkontoen, som viser, hvor mange penge der er tilgængelige, er en af de mest regelmæssigt citerede konti i hovedbogen.
Trin 4: Prøvebalance ukorrigeret
Den fjerde fase i regnskabscyklussen er at anslå en prøvesaldo ved udgangen af hver regnskabsperiode. En prøvebalance viser virksomhedens ukorrigerede kontosaldi. Herefter tages den ukorrigerede prøvesaldo med til femte fase til gennemgang og validering.
En prøvesaldo synes at være et bogholderiarbejdsark, hvor alle hovedbogssaldi aggregeres til lige store debet- og kreditkontokolonner. En prøvebalance udarbejdes af et selskab regelmæssigt, normalt på balancedagen. En prøvebalances hovedformål er at kontrollere, at posterne i et selskabs regnskabssystem er statistisk korrekte.
Formålet med at opstille en prøvebalance for en virksomhed er at opdage eventuelle matematiske problemer i det dobbelte regnskabssystem. Prøvebalancen er yderst fyldestgørende, hvis de samlede debetposter er lig med de samlede kreditposter, så der ikke er nogen matematiske fejl i hovedbøgerne. Alligevel udelukker dette ikke rigtig muligheden for problemer med regnskabssystemet. For eksempel kan dårligt kategoriserede transaktioner er dem, der lige er fjernet fra systemet, alligevel være større regnskabsproblemer, som kun prøvebalanceteknikken ville overse.
Trin 5: Arbejdsark
Den femte fase i cyklussen er at analysere et regneark og finde ændringsposter. For at sikre, at debet- og kreditposter er ens, udarbejdes og anvendes et regneark. Det kan være nødvendigt at foretage ændringer, hvis der var andre uoverensstemmelser.
Ved brug af periodiseringsprincippet kan der ud over vurdering af eventuelle problemer også være behov for nødvendige detaljer til balancering af indtægter og udgifter.
Trin 6: Justering af journalposteringer
En bogholder anvender korrektioner i det sjette trin. Hvis det er relevant, noteres ændringerne som journalposteringer.
Trin 7: Årsregnskaber
I den syvende fase udarbejder virksomheden sit årsregnskab efter at have foretaget alle justeringer. Resultatopgørelsen, en balance og en pengestrømsopgørelse vil indgå i de fleste virksomheders finansielle rapporter.
Resultatopgørelsen er et af de tre primære regnskaber, der anvendes til at afspejle en virksomheds finansielle stilling i en bestemt regnskabsperiode, mens både balancen og pengestrømsopgørelsen er de to andre.
Resultatopgørelsen, også kaldet resultatopgørelsen eller opgørelsen over indtægter og udgifter, koncentrerer sig mest om en virksomheds indtjening og omkostninger i en bestemt tidsperiode.
Trin 8: Afslutning af regnskabet
Endelig, i den ottende fase, afslutter et selskab regnskabscyklussen ved at afslutte sine noter ved dagens slutning på den angivne sidste frist. Afslutningsopgørelserne giver derfor opgørelser, der kan bruges til at analysere systemets ydeevne.
Herefter afsluttes regnskabscyklussen, en løbende reguleringsperiode begynder, og regnskabscyklussen begynder forfra. Det er tilrådeligt at underskrive dokumenter ved dagens afslutning, planlægge for den følgende periodes afslutning og gennemgå en tidsplan for kommende aktiviteter og opgaver.
En afslutningstransaktion er en journalpost, der ses som en aktivitet fra den aktuelle periode her på resultatopgørelsen til permanente konti på balancen ved afslutningen af en regnskabsperiode. Indtægter, omkostninger og honorarer er alle eksempler på midlertidige konti, som skal afvikles ved udgangen af hvert regnskabsår.
Afslutningspostens mål er at genoprette de foreløbige kontosaldi på hovedbogen, som er virksomhedens finansielle datas bogføringssystem, til nul.
Midlertidige konti har været anvendt til at holde styr på regnskabsaktiviteten i en bestemt periode. Selv om indtægts- og udgiftskonti registreres i bestemte perioder, men ikke overføres til den fremadrettede, bør de alle kun ende med en nulsaldo.
Afsluttende overvejelser
Regnskab er let at opnå for bogholdere og overbebyrdede iværksættere med den otte-trins regnskabscyklusmetode. Dette kan være med til at fjerne usikkerheden fra regnskabsprocedurerne. Det hjælper desuden med pålidelighed, præcision og effektivitet i rentabilitetsvurderingen.