Det kan være svært helt at holde bogføring og regnskab adskilt fra hinanden som begreber, og mange gange bruges de også i flæng. Man siger f.eks., at man laver regnskab, når man reelt sidder og bogfører, eller du kan høre, at nogen fører regnskab med udgifter og indtægter. Det gør naturligvis kun forvirringen komplet.
Men bogføring og regnskab er to forskellige ting, og her kan du få hjælp til at forstå forskellen mellem bogføring og regnskab.
Registrering kontra resultat
Når du skal forstå forskellen mellem bogføring og regnskab, er det nemmeste at se på bogføring som en ren registrering af økonomiske transaktioner i en given virksomhed. Med bogføring laver du en oversigt over, hvor pengene er gået hen, og hvor de er kommet fra.
Et regnskab derimod er udtryk for, hvordan det er gået i dit firma i et givent regnskabsår. Her trækkes de registrerede tal fra hinanden og lægges sammen for på denne måde at nå frem til årets resultat. Regnskabet er altså en oversigt over indtægter og udgifter og indeholder både en resultatopgørelse og en balance.
Når du kan forstå forskellen mellem bogføring og regnskab, vil du også se, at bogføringen danner grundlag for, at det overhovedet er muligt at komme frem til det regnskabsmæssige resultat, der skal opgøres ved regnskabsårets afslutning.
Hvordan bogføres der?
Med bogføring registrerer du som nævnt transaktioner som f.eks. køb, salg og pengestrømme. Transaktionerne føres ved bogholderi ind som posteringer, og hver transaktion dokumenteres med et tilhørende bilag som bevis. Det er derfor vigtigt at forstå forskellen mellem bogføring og regnskab.
Den mest anvendte bogføringsmetode i Danmark er dobbelt bogføring, hvor der posteres såvel på debet- som på kreditsiden. Køber du f.eks. udstyr for 1000 kr. til din virksomhed, da står pengene som et aktiv i virksomhedens regnskab, og da der her skal trækkes penge ud. Tilsvarende skal dine aktiver som f.eks. ”inventar” debiteres med samme beløb, da du nu har forøget dine aktiver med udstyr til 1000 kr. For hver post er der med andre ord en modpost.
Handler det om bogføring af en indtægt, kan det se således ud: Du har lige sendt en faktura ud til en kunde. Nu debiterer du beløbet på kundens konto, og krediterer beløbet på omsætningskontoen. Nu er første trin gennemført.
Herefter betaler kunden, og du skal registrere, at pengene er kommet ind. Derfor krediteres kundens konto nu, mens banken debiteres – og hermed har du bogført en indtægt.
Hvad indeholder et regnskab?
Hvis du vil forstå forskellen mellem bogføring og regnskab, så gennemgår vi her, hvad et regnskab indeholder.
Et regnskab indeholder altid en resultatopgørelse og en balance. Alle udgifter og indtægter skal posteres under resultatopgørelsen i regnskabet, og i balancen skal aktiver og passiver altid stemme overens. Indtægterne fratrukket udgifterne giver årets resultat med enten et overskud eller et underskud. Dette hører til under resultatopgørelsen i regnskabet.
Balancen er en oversigt over din virksomheds aktiver og passiver på en bestemt dag, typisk datoen for årsafslutningen. Tilsammen udgør de to en fuldstændig oversigt over alt det, der er bogført for en given periode, typisk et regnskabsår.
Nedenfor kan du blive lidt klogere på, hvad der gemmer sig bag henholdsvis en resultatopgørelse og en balance, og hvordan de bruges i et regnskab.
Hvad er en resultatopgørelse?
Resultatopgørelsen i dit regnskab giver et billede af de indtægter og udgifter, der har været i løbet af regnskabsåret i din virksomhed. Resultatopgørelsen er således en del af din virksomheds årsregnskab og fremgår af årsrapporten.
Resultatopgørelsen kaldes også nogle gange blot for årets resultat, fordi den jo netop viser, hvordan det er gået i din virksomhed i årets løb – og viser om der er overskud eller underskud.
Hvad er en balance?
En balance er en regnskabsmæssig oversigt over værdien af en virksomheds aktiver og passiver på en given dag, hvilket typisk vil være på årsafslutningsdatoen. Det vil sige, at aktiverne og passiverne viser tilsammen de værdier, som virksomheden har, og hvordan de er blevet finansieret.
Ved opstarten af en virksomhed laves der en åbningsbalance, og herefter opgøres balancen hvert år på den sidste dag af regnskabsåret. Det vil ofte være den 31. december, men der er også virksomheder, der kører med et forskudt regnskabsår.
Korrekt bogføring giver et korrekt regnskab
Resultatopgørelse og balance indgår altså i din virksomheds årsregnskab og gør rede for, hvordan den økonomiske status er i din virksomhed ved afslutningen af et regnskabsår. Men for at tallene skal være rigtige, er det vigtigt, at grundlaget er korrekt.
For at forstå forskellen på bogføring og regnskab skal du huske, at det ene er en registrering af transaktioner til brug for det andet. Og det er dermed klart, at korrekt bogføring er en forudsætning for, at du kan lave dit regnskab korrekt og nå frem til resultatopgørelse og balance.
Første skridt til at kunne det, er at du har overblik over udgifter og indtægter.
Hav styr på udgifter og indtægter
En udgift defineres som det beløb, du bruger til anskaffelse af et aktiv på kort sigt. En indtægt er de penge din virksomhed får fra salg af varer eller ydelser.
Eksempler på udgifter:
- Betaling til leverandører
- Løn til medarbejdere
- Betaling af husleje
- Gebyrer til pengeinstitutter
- Køb af f.eks. IT-udstyr eller inventar
- Betaling for firmabiler
Listen kan sagtens være meget længere. Dette er blot nogle af de typiske udgifter, der vil være, hvis du skal forstå forskellen mellem bogføring og regnskab.
Eksempler på indtægter:
- Salg af varer eller ydelser – dette kaldes også omsætning eller hovedindtægt
- Fortjeneste fra finansielle aktiver som f.eks. værdipapirer og aktier
Ligesom under udgifter er dette blot eksempler. Der kan også være indtægter fra udlejning af lokaler, fra rettigheder eller fra valutahandel.
Brug dit regnskab proaktivt
Ud over, at du i mange tilfælde har pligt til at aflægge årsrapport og regnskab på grund af virksomhedsform, omsætning eller andet, så er regnskabet også et vigtigt redskab for dig selv. Når du kan forstå forskellen mellem bogføring og regnskab, kan du f.eks. med fordel trække regnskabstal ud månedligt eller kvartalsvis og på den måde holde overblik over økonomien i din virksomhed.
