Korrekt bogføring giver dig som virksomhedsejer fuldt overblik over indtægter og udgifter i din virksomhed, og dermed over din likviditet og samlede økonomi. Derudover er korrekt bogføring en forudsætning for, at et regnskab kan laves rigtigt. Og endelig kan det have store konsekvenser for både dig og din virksomhed, hvis ikke der er styr på tal og regnskaber, både hvad angår økonomiske og juridiske aspekter.
Her får du et indblik i, hvorfor korrekt bogføring er af afgørende betydning for dig og din virksomhed.
Bogfør selv – eller lad andre om arbejdet
Allerførst er det vigtigt at gøre det klart, at alle virksomheder i Danmark har pligt til at bogføre og dermed føre regnskab med de økonomiske transaktioner, der er i virksomheden. Det gælder store som små virksomheder, og også hvis du har en personligt ejet mindre virksomhed (en PMV) med en beskeden omsætning.
Bogføring og overholdelse af bogføringsloven gælder altså for alle virksomheder, hvorimod det ikke er alle virksomheder, der har pligt til at aflægge regnskab. Det afhænger af, hvilken regnskabsklasse, din virksomhed ligger i.
Der er som udgangspunkt intet krav til, hvem der bogfører, og du må gerne selv gøre det i din virksomhed. Men har du ingen erfaring med bogføring og regnskab, eller har du svært ved at afse den fornødne tid til at sidde med bogføringen i det daglige, kan det være en fordel at outsource opgaven og lade andre stå for bogføringen.
Vigtigheden af korrekt bogføring kan ikke understreges nok, for er der fejl eller mangler i bogføringen, som du selv har lavet, så er det dig som virksomhedsejer, der alene står med ansvaret og konsekvenserne.
Kravene til bogføring og arkivering skærpes
Med den nye bogføringslov er kravene til danske virksomhedsejere yderligere skærpet, netop for at dæmme op for mange af de fejl og mangler, der har været ved bogføringen. De nye regler træder i kraft på forskellige tidspunkter, alt efter om du driver en enkeltmandsvirksomhed eller et selskab. De nye regler kommer f.eks. til at betyde, at du skal:
- Kunne redegøre for hvilken bogføringsmetoder, der er brugt.
- Overgå til digital bogføring – på længere sigt, når reglerne er fuldt implementeret, og overgangsperioden er ovre.
- Kunne redegøre for, hvordan bilag og lignende dokumenter er sikkert opbevaret i digital form og på en forsvarlig måde.
Kravet om digital opbevaring og arkivering af bilag og andet skal, ligesom det kommende krav om digital bogføring for en lang række virksomheder, ses som et led i at gøre regnskaber fra danske virksomheder mere korrekte. Begge tiltag er med til at sikre, at bogføringen bliver udført med systematik og i et system, og at regnskaber er nemmere at gennemskue. Oveni vil vigtigheden af korrekt bogføring sikre, at det vigtige bilagsmateriale altid er fuldt tilgængeligt for myndighederne.
Vigtigheden af korrekt bogføring i forhold til SKAT
Som tidligere nævnt er bogføring en systematisk registrering af transaktioner i din virksomhed. Hermed danner bogføringen også grundlag for den selvangivelse, du skal lave til SKAT – altså den skat, du skal betale af din løn eller dit overskud. Vigtigheden af korrekt bogføring skaber også grundlag for den moms, du skal betale, hvis din virksomhed er momspligtig.
Der er ikke noget, der hedder ”i runde tal” her. Der skal være styr på indtægter og udgifter, og der skal være dokumentation for det hele i form af bilag eller lignende. Hvis Skattestyrelsen har spørgsmål til din selvangivelse eller den indberettede moms, skal du til enhver tid kunne præsentere dokumentation for de konkrete tal. Derfor er vigtigheden af korrekt bogføring afgørende for din virksomheds fremtid.
Hvad er god bogføringsskik?
Når man taler om regnskaber og bogføring, taler man også om god bogføringsskik. Og du gør dig selv en stor tjeneste ved at inkorporere de gode vaner fra en start, når du sidder med bogføringen. God bogføringsskik betyder blandt andet, at du:
- Bogfører så hurtigt som muligt – gerne dagligt.
- Opbevarer bilag og regnskab sikkert, så det ikke kan blive misbrugt.
- Skal bogføre korrekt.
- Skal have bilag som dokumentation for alle posteringer.
- Skal opbevare alt regnskabsmateriale også f.eks. fakturaer, købskvitteringer og andre bilag i mindst 5 år.
Med vigtigheden af korrekt bogføring menes naturligvis, at du kun må bogføre en faktisk indtægt eller udgift. Men derudover skal du også kunne bevise, at tallet er rigtigt ved at fremlægge et bilag eller anden form for dokumentation.
Bogfør så hurtigt som muligt
For at understrege vigtigheden af korrekt bogføring er ”så hurtigt som muligt” skrevet ind under god bogføringsskik. Dette skyldes naturligvis, at du ikke kan bogføre et bilag fra f.eks. sidste år på dette års regnskab. Når du fører regnskab og bogfører, skal du sørge for, at alt er opdateret.
Vigtigheden af korrekt bogføring inkluderer derfor også, at du løbende bogfører. Du kan have glemt alt om transaktionerne, og du risikerer at have smidt bilaget væk, så du rent faktisk ikke kan bogføre. Og endelig kan du risikere helt at miste overblikket over din økonomi i virksomheden, fordi du ikke ved, hvordan det forholder sig i virksomheden.
Derudover har løbende bogføring, daglig eller ugentlig, den store fordel, at du opbygger rutine i at sidde med tallene, så du hurtigere kan bogføre. Vigtigheden af korrekt bogføring i god tid er derfor en fordel, fordi det giver bedre styr på økonomien, og du får et bedre kendskab til processen.
Sanktioner ved mangelfuld bogføring
Er der ikke styr på bogføringen hos dig, er der forskellige sanktioner, som SKAT og Erhvervsstyrelsen kan sætte i værk. For det første kan Erhvervsstyrelsen give dig et påbud om at få fejlen eller fejlene rettet eller et udvidet påbud.
Her skal tingene ikke blot rettes, for du skal også kunne bevise det, gennem en erklæring afgivet af en godkendt revisor. Det vil altså sige, at du både skal rette op og betale en revisor for at gå regnskabet igennem. Af endnu mere alvorlige sanktioner kan nævnes bødestraf og tvangsopløsning.
Undervurder derfor aldrig vigtigheden af korrekt bogføring. Er du det mindste i tvivl, da søg hjælp hos professionelle som en bogholder, firmaer, der tilbyder at lave bogholderi og regnskab for dig, eller hos en revisor.
